Flexibiliteit en efficiëntie voor installateurs met ERP en CRM

12 augustus 2016

De wereld van de installateur is, continu en op veel verschillende manieren, in beweging. Vanuit de technologie, overheid en klant komen soms overweldigende stromen aan veranderingen (zie kader). Om met deze en toekomstige ontwikkelingen mee te gaan, zal de installateur zijn dienstverlening flexibel en efficiënt moeten inrichten. De juiste inzet van IT kan hierbij helpen.

Veranderingen die op de installateur afkomen

Klanten kunnen de installateur vragen om zich op te stellen als totaaldienstverlener, regisseur en aanspreekpunt voor alle vragen en adviezen. Daarnaast kan de klant vragen om andere afrekenmodellen, waarbij hij niet langer betaalt voor de installatie, maar voor het resultaat. Hij koopt geen airco, maar neemt een serviceabonnement af bij de installateur voor een gunstig binnenklimaat.
Ook de Nederlandse overheid en de Europese overheden zorgen voor veranderingen die van invloed zijn op de installateur; het aantal verplichte certificaten en normeringen stijgt ieder jaar. Er moet steeds meer gedocumenteerd worden en gegevens moeten direct beschikbaar zijn.
Tot slot zorgt ook de technologie voor belangrijke veranderingen. Materialen, apparatuur en methoden vernieuwen continu. Tien jaar geleden was het ondenkbaar dat een thermostaat aangestuurd wordt met een telefoon, dat reserve-onderdelen uit een 3D-printer komen of dat onderhoudsmomenten nauwkeurig kunnen worden voorspeld.

Helaas werken veel installateurs met een IT-inrichting die de benodigde flexibiliteit en efficiëntie juist tegenwerkt. Voor elk proces wordt een losse oplossing gebruikt. Uren worden geregistreerd in een Excelsheet, offertes staan in de mailbox of lokaal opgeslagen op de laptop, contactgegevens van klanten staan in een telefoon en ga zo maar door. Al deze losse systemen zorgen uiteindelijk alleen maar voor traagheid en maken dat het ontbreekt aan goed overzicht en inzicht. In een markt die snel verandert en waarin marges onder druk staan, is flexibiliteit en efficiëntie juist cruciaal. Door alle informatie over klanten, projecten, ketenpartners en installaties digitaal te centraliseren en beheren, kan de installateur zich de inzichten verschaffen die hij nodig heeft om de benodigde efficiëntie en flexibiliteit te bereiken.
Om alle informatie bij elkaar te brengen kan de installateur zich beperken tot twee systemen: een ERP-systeem dat zich richt op de transactionele processen (zoals inkoop en planning) en een CRM-systeem gericht op de relationele processen (zoals verkoop en het contact met klanten). Welke kansen ontstaan er voor installateurs door het centraliseren van informatie in deze systemen?

Efficiëntere bedrijfsprocessen

Door informatie bij elkaar te brengen en hier goed inzicht in te hebben, kan de installateur zijn bedrijfsprocessen efficiënter maken. Goede ERP- en CRM-oplossingen zorgen voor centralisatie van informatie over vragen en wensen van klanten, de uitvoering van werkzaamheden en ontwikkelingen in de markt. Dit biedt de installateur meer inzicht, waardoor hij scherper kan calculeren, mensen optimaal kan inplannen en met perfecte timing de juiste materialen kan inkopen. Rapportages over de status en voortgang van projecten geven de installateur de mogelijkheid om direct in te grijpen wanneer dit nodig is om zo projectoverschrijdingen te voorkomen.