Virtueel gaan

Voor installateurs hebben de lockdown-maatregelen zoals het houden van 1,5 meter afstand, grote gevolgen. Veel opdrachten worden gecanceld. Toch zijn er de nodige werkzaamheden die doorgang vinden en biedt deze situatie ook kansen, aldus marketingdeskundige met ‘installatie-roots’ Kirsten Bruijel.

Bruijel was van 2007 tot 2015 Head Corporate Communication van Uneto-VNI (het huidige Techniek Nederland). Tegenwoordig begeleidt zij vanuit haar bedrijf Change Collectief bedrijven die een digitaliseringsslag maken en bijvoorbeeld hun E-commerce en communicatie op orde willen krijgen. Zo heeft ze onder andere ervaring met het begeleiden van installateurs.

Kansen

“Of je nou noodgedwongen thuis zit, of het werk ineens heel anders moet organiseren omdat de afstand tussen mensen gehandhaafd moet worden; het heeft geen zin om bij de pakken te gaan neerzitten. Zo zie ik júist nu allerlei kansen op het gebied van ‘online’. Voor installatiebedrijven kunnen cloudplatforms en Social Media ineens een levenslijn blijken te zijn om bepaalde zaken virtueel door te laten lopen. Ik weet uit ervaring dat sommige installateurs de digitalisering van hun werkprocessen -zoals communicatie met hun klanten, leveranciers en medewerkers- het liefst zo lang mogelijk voor zich uitschuiven. Omdat het misschien niet zo heel erg nodig lijkt of gewoon een ver van mijn bed show is.”

Gemak

“Nu de nood aan de man is, zien veel organisaties dat de inzet van virtuele platforms veel voordelen heeft en ook verrassend snel went. Want net als installatietechniek het leven aangenamer maakt, zo biedt ‘the internet of (every) thing’ ook een hoop gemak. Dan doel ik bijvoorbeeld op het gebruik van Whatsapp, Facetime, Skype, Zoom, Wire, Google Hangouts of Microsoft Teams om contact te houden met klanten, leveranciers en medewerkers.”

Social Media

“De huidige crisis zorgt er dus ook voor dat we nu als branche eindelijk aan platforms durven te snuffelen die we eerst het liefst aan de kant schoven. Zo kan het ook een idee zijn om nu eindelijk weer eens wat meer tijd te besteden aan de inzet van Social Media (denk aan LinkedIn, Facebook, Instagram en Twitter) om klanten te werven, met ze in contact te staan, werk voor te bereiden, problemen op te lossen met leveranciers, of contact te houden met werknemers gedurende hun werkdag.”

Cloud-platforms

“Als je je bewust blijft van goede informatiebeveiliging en de privacy weet te waarborging conform de AVG/GDPR, dan kun je ook nog eens kijken naar Cloud-platforms die jouw normale dagelijkse routines vervangen. Zo was je misschien gewend om elke maandagochtend vroeg de weekplanning door te nemen bij een whiteboard in de kantine met jouw collega’s. Vanaf heden doe je dat ook, maar dan virtueel met Miro, Trello of Asana. Net als de samenkomst in de kantine, kunnen collega’s ook virtueel deelnemen aan vergaderingen, via dit soort platforms.”

Meeting Point

“Ook zeer de moeite waard om eens uit te proberen is Slack. Dit platform behoort al jaren tot mijn meest favoriete zakelijke Social Media platforms. Het biedt meer functionaliteiten dan klassieke Social Media om met klanten en partners te schakelen. Via Slack chat je heel gemakkelijk met teamleden, blijf je realtime op de hoogte van wat er speelt, deel je eenvoudig documenten en kun je makkelijk met teams bellen en je bureaublad van je computer delen. Ook kun je een klant of collega vragen om de locatie te laten zien waar straks werkzaamheden moeten worden verricht. Zo kijkt iedereen gelijktijdig naar hetzelfde als je iets wilt doornemen.”

Integreren

“Het is ook mogelijk om Slack te integreren met eerdergenoemde platforms zoals Zoom, Trello, Miro en Asana. Op deze manier stuur je jouw mensen vanuit één platform via verschillende kanalen aan. Je kunt deze platforms ook gebruiken om een opdrachtgever inzicht te geven in complexe planningen en hiermee zorgen dat zij online kunnen meepraten of zien waar je staat in de planning. Als iedereen Slack als app op zijn smartphone zet, dan kun je al snel niet meer zonder. Dit alles kun je ook met Microsoft Teams. Vanwege de coronacrisis heeft Microsoft de toegang voor Teams versoepeld. Voordeel ten opzichte van Slack is dat het volledig geïntegreerd kan worden met je bestaande Microsoftpakket. Zo kun je voortaan heel gemakkelijk een Teamsmeeting inplannen via je Outlook agenda.”

Virtueel doorgaan

“Toegegeven, je vervangt er niet het fysieke werk mee, dat gaat ook niet. Maar je continueert er wel virtueel al jouw gewone kantoorprocessen mee: van de weekstart tot de vrijdagmiddag borrel. Eigenlijk alles op het gebied van hr, communicatie, marketing, strategie en operations. Het helpt jou om die momenten dat je wel ergens fysiek moet zijn, efficiënt, veilig en goed te organiseren.”

In de praktijk

“Waar je moet beginnen? Mijn advies is altijd: begin klein. Vanuit daar ga je telkens een klein stapje verder, zo hou je overzicht op wat je wilt veranderen. Begin maar eens met het aanmaken van een bedrijfsaccount op Slack, of Microsoft Teams. Voeg daar een klein groepje collega’s aan toe, of een klant met wie je graag virtueel wilt samenwerken. Gaat het wat rommelig? Grote kans dat iedereen een beetje moet wennen. Als je eenmaal mensen hebt toegevoegd, kun je elkaar bellen, en oefenen met het delen van documenten (zoals een offerte of een bestek) of deel wat je op je bureaublad hebt geopend (zoals een ontwerp), of laat via je camera de voorraad in je magazijn zien.

Doorkoppelen

Probeer hierna eens om een andere applicatie te koppelen aan Slack of aan Teams. Maak maar eens een account aan bij Asana, en koppel dit account via Slack of Teams. In Asana zou je eens kunnen starten met het opzetten van de weekplanning. Je kunt taken koppelen aan collega’s en je gebruikt het platform om er met elkaar over te communiceren. Als een taak is afgerond, wordt dit aangegeven door de verantwoordelijke collega, en verplaatst die naar de kolom ‘gedaan’. Een super manier om zicht met elkaar te houden op de planning. Wanneer je al gewend bent om Slack of Teams te gebruiken kun je (nadat je de app Asana hebt gekoppeld) in chatgesprekken door middel van het commando /asana alle functies oproepen van Asana. Als je dit gedaan hebt, wordt het des te leuker om de ‘Vrijmibo’ (vrijdagmiddagborrel) online te vieren via Slack of Teams, samen met een overzicht van alle afgewikkelde actiepunten.”

Nieuwe realiteit

“Natuurlijk vraagt het wel om een beetje oefening en discipline. Maar grappig genoeg went zo’n nieuwe realiteit bij iedereen ook heel snel. Iedereen is op eenzelfde manier geraakt door de crisis als jullie, en dat kweekt ook een hoop begrip. Laat jouw klanten zien dat je creatief omgaat met de nieuwe situatie, en hierdoor grip houdt. En communiceer hierover. Hiermee blijf je zichtbaar, win je vertrouwen en waardering van jouw relaties voor jouw manier van zakendoen. Een beter moment om met virtuele platforms aan de slag te gaan komt er niet. Vertrouw erop dat in deze nieuwe werkelijkheid, ook een ‘nieuw normaal’ ontstaat. Ik hoop dat we alles wat we nu uit deze crisis leren, ook mee zullen nemen aan het vormgeven van een nieuwe samenleving waarin we meer reistijd, brandstof en uitstoot besparen en meer in balans zijn met onszelf en onze dierbaren…” 