Efficiënt zijn

Horendol wordt je ervan. Werkbonnen sturen, factureren, inplannen van afspraken, onderhoudsabonnementen regelen... Dan zit je weer in Word, dan in Excel of in Outlook. Kan dat niet efficiënter?

Als eigenaar van een cv-installatiebedrijf, weet Erik van Beusekom hoeveel tijd je al snel kwijt bent aan administratieve zaken. Daarom ontwikkelde hij samen met zijn zakelijke partners Mijnkantooropzak.nl.

Automatiseren
Dit is een gebruiksvriendelijk platform, dat helpt om administratieve taken, zoals offertes, werkbonnen, klantbeheer, facturatie en abonnementen efficiënt te automatiseren, zodat je tijd bespaart en je kunt richten op je kerntaken.

Overzicht
Mijnkantooropzak.nl zit in feite tussen een ERP- en boekhoudkundig systeem in. Het is een oplossing voor een ZZP’er of klein installatiebedrijf met 2 tot 20 werknemers. Van Beusekom: “Een ERP-systeem is duur en komt met allerlei toeters en bellen, waar je niks aan hebt als kleine ondernemer. En een boekhoudkundig systeem laat je nog te veel werken met verschillende programma’s voor je totale klantenbeheer, zodat je al snel het overzicht verliest en veel tijd kwijt bent met het voortdurend schakelen.”

Customizen
Met het product kan je offertes en werkbonnen maken op maat. Gaat de klant akkoord, dan wordt de offerte automatisch omgezet in een werkbon, die na afronding van de werkzaamheden automatisch wordt omgezet in een factuur. Daarnaast is het mogelijk om abonnementsfacturen en periodieke betalingen te automatiseren. Bovendien kan je klantdossiers beheren met notities, foto’s en terugbelverzoeken. Je hebt voor daarnaast altijd inzicht in de volledige klantgeschiedenis. De app is overigens gekoppeld aan KIWA, waardoor je ook werkbonnen kunt genereren, die voldoen aan de CO-certificeringseisen.

Nieuwe release
Het werk wordt er in feite zo gemakkelijk op, vertelt Van Beusekom, “dat je vanaf het strand op Curaçao bij wijze van spreken via je telefoon een cv-ketel kunt verkopen.” De SaaS-oplossing is al enige tijd beschikbaar en een significant aantal bedrijven werkt er inmiddels mee. Deze maand komt de nieuwe release op de markt. Die maakt onboarding makkelijker en bevat meer planningsmogelijkheden, de mogelijkheid om frequenter te factureren en eenvoudiger het abonnementenbestand te beheren.

Kosten
ZZP’ers en kleine bedrijven kunnen via een licentiemodel gebruikmaken van de SaaS-oplossing. Er worden verschillende pakketten aangeboden, van 39 euro per maand voor de startende ondernemer tot 179 euro voor de wat grotere ondernemer.

AI
Van Beusekom: “Met ons product houdt de installateur meer tijd over voor zijn echte werk. Tijd die broodnodig is, nu we met een schreeuwend gebrek aan vakmensen kampen. En dat probleem zal de komende jaren alleen maar verergeren, verwachten deskundigen. Mede daarom zal automatisering steeds belangrijker worden om de productiviteit op peil te houden. De volgende stap is een diepgaande integratie van AI in SaaS-oplossingen. Daarmee zou het bijvoorbeeld ook mogelijk worden om trends te destilleren uit werkbonnen, basisoffertes op te laten stellen en de samenwerking met groothandels te integreren.”

Doorgroeien
De toekomst ziet er dus goed uit, denkt Van Beusekom. “We verwachten binnen enkele jaren toe te kunnen groeien naar een fors aantal aansluitingen 