Project starten

VAN PVW NAAR PVE

Stel je krijgt een projectaanvraag binnen, hoe pak je het dan vervolgens aan? Ron Bosch, HBO-docent Installatietechniek en installatieadviseur legt uit waar je op moet letten om zonder kleerscheuren een offerte- en uitvoeringstraject te doorlopen.

Alles begint met een opdrachtgever die contact zoekt. Dat gebeurt meestal via de reguliere post, email, telefoon, Social Media of face-to-face. Probeer eerst de vraag achter de vraag van de opdrachtgever te ontleden en om te zetten naar een programma van wensen (PVW). Check vervolgens bij de opdrachtgever of je hem of haar goed begrepen hebt.

Voorbeeld
Zo kan je bijvoorbeeld het volgende verzoek krijgen via Social Media:

Goedemiddag,

Ik zou graag mijn huis gasloos willen maken. Ik wil weten hoe energiezuinig mijn huis nu is en welke maatregelen ik moet nemen om helemaal van het gas af te gaan. Ik wil ook graag weten wat dit gaat kosten.

Met vriendelijke groet

Jan Janssen

Registreren
Registreer eerst de nieuwe opdrachtgever in je administratiesysteem en maak voor hem of haar een nieuwe projectmap aan. Stuur je opdrachtgever een bevestiging met reflectie waarin je de vraagstelling herhaalt:

Geachte heer Janssen,

Dank voor uw aanvraag.

U wilt aan de hand van de beschikbare gegevens, zie verzoek hieronder, weten of uw huis energiezuinig is. Daarna wilt u gaan kijken hoe u het beste van het gas af kunt gaan, door de voorgestelde maatregelen door te voeren. U wenst ook vooraf een kostenoverzicht te krijgen.

Kunt u ons de volgende zaken opsturen:
Tekeningen plattegronden en gevelaanzichten van uw woning;
Foto’s van uw woning met aanzichten voor, achter en zijkanten;
Voor minimaal 3 referentiejaren de afrekeningen van uw energiebedrijf;
Tevens treft u in dit schrijven onze algemene voorwaarden aan.

Wij zullen na ontvangst van alle gegevens uw vraag binnen twee weken in behandeling nemen en vervolgens naar u terugkoppelen.
Mocht onze verwoording van uw opdrachtgeverwens niet juist zijn, dan horen wij het graag van u.

Met vriendelijke groet,

Jan Slijptol,
Installatiebedrijf Duurzaam Goud

Toewijzen
Als alle gegevens binnen zijn, wordt er een werkvoorbereider aan het project gekoppeld. Deze expert gaat analyseren of alle stukken compleet zijn en of hij op basis van de aangeleverde informatie een goed advies kan opstellen. Mocht hij over onvoldoende gegevens beschikken, dan zal hij zelf/een collega vragen om in contact te treden met de opdrachtgever met het verzoek om de aanvullende informatie aan te leveren.

PVE
De werkvoorbereider zal vervolgens het PVW vertalen naar een Programma van Eisen (PVE). Hierin zit een technische omschrijving van het project verwerkt op basis waarvan hij weer de offerte opstelt. De offerte wordt met een controleerbare begroting opgestuurd naar de opdrachtgever. Bij het schrijven zitten wederom de algemene voorwaarden van het bedrijf in besloten.

Uitvoering
Indien de opdrachtgever akkoord gaat met de prijs, zal hij je de opdracht geven. Vervolgens bedank je de opdrachtgever schriftelijk voor de opdracht, waarbij je nog eens verwijst naar de offerte en de daarin gestelde voorwaarden. Het is raadzaam om direct de betalingscondities te vermelden. Je moet materialen inkopen en een schatting maken, bijvoorbeeld dat die 30% bedragen van de totale uitvoeringskosten van het werk. Indien de opdrachtgever daarmee akkoord gaat, kan je de eerste deelfactuur, uiteraard voorzien van betalingstermijn, sturen, zodat jouw aankoop geborgd is. Al naar gelang de omvang van jouw onderneming, kan eventueel de afdeling Inkoop of de projectleider van het bedrijf betrokken worden bij de inkoop van materialen.

Betalingsvoorstel
Hoe formuleer je nu een betalingsvoorstel? Je kan het bijvoorbeeld als volgt aanvliegen:
30% bij opdracht;
30% bij aanvang van de werkzaamheden;
30% bij levering van de materialen;
10% bij inbedrijfstelling,- oplevering.

Uitvoering
Na de opdracht voor het werk begint de uitvoeringsfase. De projectleider en de werkvoorbereider zorgen samen voor de procesplanning, het budget en mogelijke subsidies, het Programma van Eisen en de kwaliteitsbewaking van het uit te voeren werk. Tijdens de uitvoering van het werk zal de projectleider op locatie bij de opdrachtgever dus toetsen of er voldaan wordt aan hetgeen de opdrachtgever in opdracht heeft gegeven aan installatiebedrijf Duurzaam Goud.

Bijsturen
De projectleider heeft regelmatig overleg met verschillende stakeholders. Waar nodig zal hij het proces bijsturen, al dan niet in overleg met de opdrachtgever. Als onderdeel van zijn werk houdt hij zich tevens bezig met de projectadministratie. Hij bewaakt de kosten en stelt de financiële eindafrekening op.

Oplevering
Het traject naar de oplevering verloopt als volgt:
• De installateur Duurzaam Goud meldt het werk gereed aan de opdrachtgever;
• De opdrachtgever zelf of diens waarnemer doet de opneming;
• De opdrachtgever keurt het werk goed en daarmee wordt het werk geacht te zijn opgeleverd en kan de laatste factuur de deur uit.
Waar gaat het verkeerd?
Bij deze de meest voorkomende oorzaken waardoor projecten vertraging oplopen:

1. verkeerd aangeleverde gebouwgebonden informatie;
2. te veel functionarissen bezig met de opdracht;
3. kwaliteitscontroles van opleverattesten overslaan;
4. te optimistische planningen;
5. aan teveel projecten tegelijk werken en daardoor het overzicht missen;
6. slecht uitgevoerde ontwerpen;
7. onbekwaam personeel;
8. opdrachtgever komt afspraken niet na;
9. spanning tussen opdrachtgever en ontwikkelaars, installateur en dergelijke;
10. niet goed geluisterd naar de opdrachtgever;
11. nota van vragen wordt niet verwerkt in de nota van inlichtingen;
12. transportvertraging, voorraden niet op orde;
13. slechte afstemming tussen de betrokken disciplines, waardoor bijvoorbeeld een luchtrooster tussen wal en schip valt, omdat BK en WT van elkaar dachten dat de ander die zou opnemen in de calculatie.

Bouwsectoren
De aanvliegroute van een project is afhankelijk van de bouwsector en de bedrijfsgrootte. Zo rekenen bedrijven verschillende calculatietoeslagen. Deze verschillen hangen samen met de grootte van bedrijven, overhead, specialisatie en de aard van het werk. Dit zal in de toekomst niet veranderen. Daarentegen kunnen technologische innovaties of marktveranderingen wel leiden tot een andere aanvliegroute van een project. Te denken valt dan onder andere aan de impact van robotisering en automatisering op het aanvraag-, uitvoerings- en opleveringstraject.

Marktveranderingen
Als sector hebben we nu te maken met leveringsproblemen en sterke prijsverhogingen. Ik adviseer om toekomstige tegenvallers (prijsstijgingen) in te kunnen calculeren. Kijk daarnaast eens goed naar de opbouw van de winst en andere risico’s waar je mee te maken krijgt. Neem dit ook mee in de nacalculatie van het door jouw gerealiseerde project en controleer achteraf of je jouw winstpercentage hebt veiliggesteld. Normaliter bedraagt de W&R tussen de 3 en 6% 

Tips

Probeer jezelf voortdurend te verbeteren. Analyseer bijvoorbeeld eens een project dat je al hebt uitgevoerd. Wat ging er goed en waar ging het mis? Kijk eens of je verbeteringen, versnellingen of het verlagen van faalrisico’s kan bewerkstelligen. Waar praten we trouwens over als we het hebben over faalkosten, heb je daar wel voldoende inzicht in? Wat kan je nu al doen; de zogenaamde quick wins? Welke adviezen kan je verstrekken aan de directie van jouw bedrijf, de bouwkundig aannemer of onderaannemers? Wees creatief en probeer eens out of the box te denken. Het zal jou helpen projecten anders aan te vliegen.